Годинний аудит для інспектора із захисту даних

Налаштування → Відповідність → GDPR і конфіденційність. Угорі картка Огляд відповідності з трьома числами: Очікувані запити, Прострочені запити і Строк зберігання. Прострочений запит на цій плитці — єдине місце, де кабінет побачить перевищений законний строк раніше, ніж його побачить пацієнт.

Розділ Реєстр операцій з обробки має кнопку Завантажити RoPA (JSON). Файл формується з фактичної конфігурації кабінету, а не з шаблона, і завантаження фіксується в журналі аудиту — але це не готовий реєстр зі ст. 30. Він містить назву кабінету, контактну адресу у справах захисту даних, строк зберігання, категорії згод із правовою підставою, кількості записів і склад команди. Він не містить одержувачів даних, передавань за межі Союзу, опису заходів безпеки чи даних інспектора. Сприймай його як вхідний матеріал до реєстру, який ведеться поза Heltio.

Розділ Зберігання даних тримає одне поле: Строк зберігання (роки). Новий кабінет стартує з 20 роками, а повзунок приймає значення від 6 до 99.

Нижче — Контакт контролера даних, поле Контактна електронна пошта GDPR: адреса, яка потрапляє до політики конфіденційності і яку пацієнт побачить під час подання запиту. Порожнє поле означає відсутність шляху для звернення.

Таблиця Запити суб'єктів даних охоплює всі шість прав: Доступ (ст. 15), Виправлення (ст. 16), Видалення (ст. 17), Обмеження (ст. 18), Перенесення (ст. 20) і Заперечення (ст. 21). Кожен рядок несе дату надходження і Строк; прострочений отримує позначку Прострочено.

Пацієнт подає запит сам, у центрі приватності порталу пацієнта. Запит, що надійшов листом, поштою або прозвучав біля віконця, вписується кнопкою Зареєструвати запит — вікно питає про канал, Дату надходження і про те, як підтверджено особу заявника (ст. 12 ч. 6). Строк рахується від дня надходження, а не від дня внесення; форма каже це прямо.

Перевір три речі, бо саме там найчастіше ламається процедура:

• Продовження на два місяці вимагає вписати причину, і його дозволено застосувати раз на запит (ст. 12 ч. 3). Пацієнт отримує лист із новим строком.
• Відмова теж вимагає причини, а повідомлення пацієнтові містить роз'яснення про право на скаргу і на суд (ст. 12 ч. 4).
• Виконати та створити копію спершу створює відредаговану копію даних і лише потім закриває запит. Якщо копія не вдасться, запит залишається відкритим — навмисно.

Виконання запиту на видалення знищує картку пацієнта разом із його ідентичністю в постачальника входу та вкладеннями; рядок запиту зникає разом із пацієнтом, а єдиним стійким слідом лишається журнал аудиту.

Налаштування → Відповідність → Журнал аудиту. Фільтри: діапазон дат, Користувач, Тип дії, Тип об'єкта та ID запису. Історію одного пацієнта витягуєш двома останніми фільтрами. Експортувати віддає рівно те, що видно після фільтрів, у форматі JSON або CSV.

Записів неможливо змінити чи видалити з рівня застосунку — навіть власникові кабінету. Саме читання журналу не залишає в ньому запису; кожен експорт залишає.

Записи, старіші за Строк зберігання (роки), Heltio видаляє автоматично, за винятком розрахункових подій і подій, що випливають із GDPR, — вони залишаються незалежно від цього налаштування.

Пацієнт бачить власну Історію активності в порталі — це реалізація ст. 15 ч. 1 п. c без участі персоналу.

Актуальний перелік субобробників публічний, на сторінці Субобробники: база даних і файли у Франкфурті, ключі шифрування в AWS KMS у Франкфурті, SMS через LINK Mobility у Польщі, платежі через Przelewy24 у Польщі, автентифікація через Clerk. Про зміну в цьому переліку Heltio сповіщає кабінети за тридцять днів наперед, і кабінет має право заперечити. Постачальники мовних моделей і синхронізація з календарем Google — на тій самій сторінці, у частині Призупинені / вимкнені.

Номер PESEL у базі зашифрований окремо, ключем, що зберігається поза базою; пошук за номером працює на скороченні, а не на змісті. Решта даних шифрується на рівні диска і з'єднання.