Часовой аудит для инспектора по защите данных

Настройки → Соответствие → GDPR и приватность. Наверху карточка Обзор соответствия с тремя числами: Ожидающие запросы, Просроченные запросы и Срок хранения. Просроченный запрос на этой плитке — единственное место, где кабинет увидит превышенный законный срок раньше, чем его увидит пациент.

У раздела Реестр операций обработки есть кнопка Скачать RoPA (JSON). Файл создаётся из фактической конфигурации кабинета, а не из шаблона, и его скачивание фиксируется в журнале аудита — но готовым реестром по ст. 30 он не является. Он содержит название кабинета, контактный адрес по вопросам защиты данных, срок хранения, категории согласий с правовым основанием, количество записей и состав команды. Он не содержит получателей данных, передач за пределы Евросоюза, описания мер безопасности и данных инспектора. Считайте его исходным материалом для реестра, который ведётся вне Heltio.

Раздел Хранение данных держит одно поле: Срок хранения (лет). Новый кабинет стартует с 20 лет, а ползунок принимает значения от 6 до 99.

Ниже — Контакт контролёра данных, поле Контактный адрес электронной почты GDPR: адрес, который попадает в политику конфиденциальности и который пациент увидит при подаче запроса. Пустое поле означает отсутствие пути для обращения.

Таблица Запросы субъектов данных охватывает все шесть прав: Доступ (ст. 15), Исправление (ст. 16), Удаление (ст. 17), Ограничение (ст. 18), Переносимость (ст. 20) и Возражение (ст. 21). Каждая строка несёт дату поступления и Срок; просроченная получает метку Просрочен.

Пациент подаёт запрос сам, в Центре конфиденциальности портала пациента. Запрос, пришедший письмом, по почте или прозвучавший у стойки, вносят кнопкой Зарегистрировать запрос — окно спрашивает о канале, Дате поступления и о том, как подтверждена личность заявителя (ст. 12(6)). Срок отсчитывается со дня поступления, а не со дня внесения; форма говорит это прямо.

Проверьте три вещи, потому что именно там процедура чаще всего ломается:

• Продление на два месяца требует вписать причину, и применить его можно один раз на запрос (ст. 12(3)). Пациент получает письмо с новым сроком.
• Отказ тоже требует причины, а сообщение пациенту содержит разъяснение права на жалобу и на суд (ст. 12(4)).
• Выполнить и создать копию сначала создаёт отредактированную копию данных и лишь затем закрывает запрос. Если копия не получится, запрос остаётся открытым — намеренно.

Выполнение запроса на удаление стирает карту пациента вместе с его личностью у поставщика входа и вложениями; строка запроса исчезает вместе с пациентом, и единственным устойчивым следом остаётся журнал аудита.

Настройки → Соответствие → Журнал аудита. Фильтры: диапазон дат, Пользователь, Тип действия, Тип объекта и ID записи. Историю одного пациента вы вытягиваете двумя последними фильтрами. Экспортировать отдаёт ровно то, что видно после фильтров, в формате JSON или CSV.

Записи нельзя изменить или удалить из приложения — в том числе владельцу кабинета. Само чтение журнала не оставляет в нём записи; каждый экспорт оставляет.

Записи старше значения Срок хранения (лет) Heltio удаляет автоматически, за исключением расчётных событий и событий, вытекающих из GDPR, которые остаются независимо от этой настройки.

Пациент видит собственную Историю активности в портале — это реализация ст. 15(1)(c) без участия персонала.

Актуальный перечень субобработчиков публичен, на странице Субобработчики: база данных и файлы во Франкфурте, ключи шифрования в AWS KMS во Франкфурте, SMS через LINK Mobility в Польше, платежи через Przelewy24 в Польше, аутентификация через Clerk. Об изменении в этом перечне Heltio уведомляет кабинеты за тридцать дней, а кабинет вправе возразить. Поставщики языковых моделей и синхронизация с Google Календарём находятся на той же странице в части Приостановлены / отключены.

Номер PESEL зашифрован в базе отдельно, ключом, хранящимся вне базы; поиск по номеру работает по отпечатку, а не по содержимому. Остальные данные шифруются на уровне диска и соединения.