Gabinet zakłada się jednym wnioskiem — formularz Utwórz swój gabinet ma sześć kroków i wypełnia się go za jednym posiedzeniem. Konto w Heltio musisz mieć wcześniej: wniosek jest podpisany Twoim adresem e-mail, a osoba, która go wysyła, zostaje Właścicielem gabinetu.
Wniosek nie uruchamia gabinetu od razu. Trafia do zespołu Heltio, a ekran mówi wprost: Akceptacja zwykle trwa 1–2 dni robocze.
Jak to zrobić
Tożsamość i firma
Nazwa gabinetu i Identyfikator publicznego adresu — ten drugi wchodzi do adresu publicznej strony gabinetu. Dalej dane firmy: Pełna nazwa firmy, NIP (10 cyfr), opcjonalnie REGON i Forma prawna, oraz Adres rejestrowy.
NIP jest sprawdzany w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów, ale nie blokuje wysyłki. Zgodny numer kwituje Zweryfikowano w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów, nieznaleziony — Ten NIP nie jest czynnym podatnikiem VAT w wykazie Ministerstwa Finansów. Możesz kontynuować — nasz zespół zweryfikuje go ręcznie. Zatrzymuje Cię wyłącznie błędna suma kontrolna.
Każdy z sześciu kroków wygląda tak samo: (1) pasek kroków z zaznaczonym miejscem, w którym jesteś, (3) pola bieżącego kroku, (4) przejście dalej.
Skala
Liczba stanowisk dla specjalistów, Spodziewana miesięczna liczba pacjentów oraz przełącznik Działamy w kilku lokalizacjach. Tu wybierasz też plan i okres rozliczeniowy. Limity stanowisk podpowiada sam ekran: Starter — 1, Pro — 1–10, Clinic — do 50.
Kwalifikacje
Telefon właściciela (używamy go tylko do kontaktu w sprawie wniosku), Zawód właściciela — Fizjoterapeuta, Osteopata, Lekarz, Dietetyk, Trener albo Inny — i Numer prawa wykonywania zawodu (PWZ / NPWZ). Numer jest wymagany dla zawodów medycznych. Opcjonalnie Specjalizacja i Numer RPWDL.
Rozliczenia
Adres e-mail do rozliczeń (domyślnie e-mail Twojego konta) oraz dwie akceptacje: Regulamin i wzorcowa umowa powierzenia (DPA).
Karty płatniczej nie podajesz tutaj. Ekran mówi: Kartę podasz po akceptacji — po zatwierdzeniu wniosku dostaniesz e-mail z bezpiecznym linkiem Przelewy24. Nic nie zostanie pobrane przed akceptacją.
Przetwarzanie danych
Osobne potwierdzenie z art. 28 RODO: Heltio przetwarza dane pacjentów wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie, Ty pozostajesz administratorem. Ekran streszcza cztery rzeczy, które potwierdzasz — podpowierzających, przetwarzanie w EOG, standardowe klauzule umowne i zwrot oraz usunięcie danych po zakończeniu współpracy.
Podsumowanie i wysyłka
Ekran Sprawdź i wyślij pokazuje wszystkie sekcje z przyciskiem Edytuj przy każdej. Przycisk Wyślij wniosek kończy sprawę.
Po wysyłce trafiasz na stronę Wniosek wysłany ze statusem Oczekuje na akceptację, czasem oczekiwania i przyciskami Edytuj wniosek oraz Kontakt z pomocą. Wniosek odrzucony pokazuje Powód odrzucenia i przycisk Złóż ponownie.
Kiedy coś nie działa
Ten identyfikator adresu jest już zajęty. Spróbuj innego.
Co to znaczy: Publiczny adres musi być niepowtarzalny w całym Heltio, a ten zajął już inny gabinet.
Ten NIP jest nieprawidłowy — sprawdź cyfry (suma kontrolna się nie zgadza)
Co to znaczy: Wpisany numer nie przechodzi kontroli sumy — najczęściej przestawione albo zgubione cyfry.
Numer PWZ jest wymagany dla zawodów medycznych
Co to znaczy: Wybrany zawód to fizjoterapeuta, osteopata albo lekarz — dla nich numer prawa wykonywania zawodu jest obowiązkowy.
Wybrany plan nie pozwala na taką liczbę stanowisk. Wybierz wyższy plan.
Co to znaczy: Liczba stanowisk z kroku Skala przekracza limit planu.
Masz już oczekujący wniosek o gabinet. Poczekaj na akceptację lub skontaktuj się z pomocą.
Co to znaczy: W danym momencie możesz mieć tylko jeden wniosek w toku.
Nie można pobrać umowy powierzenia. Odśwież stronę i spróbuj ponownie.
Co to znaczy: Formularz nie dostał aktualnej treści umowy, więc nie ma czego zaakceptować.
Kto ma dostęp
Admin gabinetuWniosek składa osoba, która będzie Właścicielem gabinetu — nie musi mieć wcześniej żadnej roli w Heltio, wystarczy konto. Reszta zespołu dołącza później, zaproszeniem.
Powiązane
- Pierwsze godziny w panelu — co robić po akceptacji wniosku.
- Zaproszenie do gabinetu — jak dołącza reszta zespołu.
- Umowa powierzenia i podprocesorzy — co dokładnie akceptujesz w krokach 4 i 5.
Powiązane funkcje
Pierwsze godziny w panelu
Co widzisz zaraz po założeniu konta, jak działa ekran Witamy w Heltio i w jakiej kolejności ustawić gabinet, żeby pierwsza prawdziwa wizyta miała się gdzie zapisać.
Logowanie i bezpieczeństwo konta
Logowanie adresem e-mail i hasłem albo przez Google lub Apple, kod weryfikacyjny z poczty, odzyskiwanie hasła i blokada PIN na współdzielonym komputerze.
Zaproszenie do gabinetu i jego akceptacja
Jak wygląda ekran zaproszenia otwarty z linku, co znaczą jego stany i jak administrator dodaje kogoś do zespołu w Ustawieniach.