Журнал аудиту — це реєстр подій закладу: хто, що, над яким записом і коли зробив. Він є підставою підзвітності за ст. 5(2) GDPR і першим документом, до якого звертаються під час перевірки або за підозри у зловживанні.
Записи створюються автоматично, у шарі між запитом і базою — вони не залежать від того, чи пам'ятав про них автор коду. У застосунку немає шляху, який змінює або видаляє окремий запис; єдиний механізм видалення — планове завдання, описане нижче.
Що записується
Кожен запис несе:
- хто — ідентифікатор користувача,
- у якому закладі — поле, що розділяє орендарів, присутнє завжди,
- яка дія — із закритого словника на кілька сотень позицій; в інтерфейсі видно їхні локалізовані назви, наприклад Створено, Переглянуто, Експортовано, Надіслано до KSeF, Розпочато сесію AI Scribe,
- над чим — тип об'єкта та його ідентифікатор,
- чиї дані переглянуто — окремий стовпець, що вказує на пацієнта, зокрема й тоді, коли дія стосувалася нотатки чи візиту,
- подробиці — вкладення у форматі JSON, пропущене через редакцію, щоб PESEL чи адреса електронної пошти не витекли до реєстру,
- мережевий відбиток і відбиток клієнта — криптографічні згортки місця, звідки надійшов запит, і браузера, який його надіслав,
- позначку часу.
Події читання записуються пакетно і без мережевого відбитка та відбитка клієнта — ці дані ми збираємо лише при змінах, щоб не навантажувати читання. Зміни записуються негайно, щоб збій процесу не обірвав слід.
Як це зробити
Журнал відкривається за адресою /audit, у навігації як Журнал аудиту. Фільтри: Діапазон дат (з готовими діапазонами від Сьогодні до Останні 90 днів), Користувач, Тип дії, Тип об'єкта та ID запису. Клацання рядка розгортає подробиці.
Кнопка Експортувати віддає результат як CSV або JSON — з урахуванням встановлених фільтрів. Експорт сам є подією і лишає запис у журналі.
Коли щось не працює
Переглядати журнал аудиту можуть лише власники та адміністратори клініки.
Що це означає: Особа, що увійшла, не має в цьому закладі ролі власника чи адміністратора.
Немає подій аудиту, що відповідають обраним фільтрам
Що це означає: Діапазон дат, користувач або тип дії звужують результат до нуля.
Немає записів для експорту
Що це означає: Експорт успадковує фільтри з подання, а вони не повертають жодного рядка.
Хто має доступ
Журнал читають виключно власник і адміністратор закладу. Сьогодні немає ролі «лише читання журналу» для зовнішнього аудитора — аудиторові передають експорт.
Реєстр є спільною таблицею для всіх закладів, але кожен запит із шару застосунку звужується до активного закладу, а членство в ньому перевіряється перед процедурою. Особа, яка працює у двох закладах, бачить у кожному лише його події. Межу тримають окреме правило лінтера і кілька храповиків, що запускаються на кожну зміну коду.
Як довго живуть записи
Щоденне завдання видаляє записи, старші за строк, встановлений у Налаштування → GDPR і приватність → Зберігання журналу аудиту (типово 20 років). Це налаштування стосується лише журналу — не медичної документації і не даних пацієнтів; автоматичне видалення даних пацієнтів у Heltio не ввімкнене. До 2026-08-24 підпис в інтерфейсі казав інше. Розрахункові, фінансові записи та записи щодо прав пацієнта з цього вилучені й лишаються незалежно від налаштування. Повний перелік винятків: Політика зберігання.