Godzinny audyt dla inspektora ochrony danych

Ustawienia → Zgodność → RODO i prywatność. Na górze karta Przegląd zgodności z trzema liczbami: Oczekujące żądania, Zaległe żądania i Okres przechowywania. Zaległe żądanie na tym kaflu jest jedynym miejscem, w którym gabinet zobaczy przekroczony termin ustawowy, zanim zobaczy go pacjent.

Sekcja Rejestr czynności przetwarzania ma przycisk Pobierz RCP (JSON). Plik powstaje z faktycznej konfiguracji gabinetu, nie z szablonu, i pobranie zostaje odnotowane w dzienniku audytu — ale nie jest gotowym rejestrem z art. 30. Zawiera nazwę gabinetu, adres kontaktowy do spraw ochrony danych, okres przechowywania, kategorie zgód z podstawą prawną, liczby rekordów i skład zespołu. Nie zawiera odbiorców danych, przekazań poza Unię, opisu środków bezpieczeństwa ani danych inspektora. Traktuj go jako materiał wsadowy do rejestru prowadzonego poza Heltio.

Sekcja Przechowywanie danych trzyma jedno pole: Okres przechowywania (lata). Nowy gabinet startuje z 20 latami, a suwak przyjmuje wartości od 6 do 99.

Niżej Kontakt do administratora danych — pole E-mail kontaktowy RODO, adres, który trafia do polityki prywatności i który pacjent zobaczy przy składaniu wniosku. Puste pole to brak drogi zgłoszenia.

Tabela Wnioski osób, których dane dotyczą obejmuje wszystkie sześć praw: Dostęp (art. 15), Sprostowanie (art. 16), Usunięcie (art. 17), Ograniczenie (art. 18), Przenoszenie (art. 20) i Sprzeciw (art. 21). Każdy wiersz niesie datę wpływu i Termin; przeterminowany dostaje znacznik Po terminie.

Pacjent składa wniosek sam, w Centrum prywatności portalu pacjenta. Wniosek, który przyszedł listem, mailem albo padł przy okienku, wpisuje się przyciskiem Zarejestruj wniosek — okno pyta o kanał, Datę wpływu i o to, jak potwierdzono tożsamość wnioskodawcy (art. 12 ust. 6). Termin liczy się od dnia wpływu, nie od dnia wpisania; formularz mówi to wprost.

Sprawdź trzy rzeczy, bo tam najczęściej pęka procedura:

• Przedłużenie o dwa miesiące wymaga wpisania przyczyny i wolno je zastosować raz na wniosek (art. 12 ust. 3). Pacjent dostaje e-mail z nowym terminem.
• Odmowa też wymaga przyczyny, a wiadomość do pacjenta zawiera pouczenie o prawie do skargi i do sądu (art. 12 ust. 4).
• Zrealizuj i przygotuj kopię najpierw tworzy zredagowaną kopię danych, a dopiero potem zamyka wniosek. Jeśli kopia się nie uda, wniosek zostaje otwarty — celowo.

Realizacja wniosku o usunięcie kasuje kartę pacjenta wraz z jego tożsamością u dostawcy logowania i załącznikami; wiersz wniosku znika razem z pacjentem, a jedynym trwałym śladem zostaje dziennik audytu.

Ustawienia → Zgodność → Dziennik audytu. Filtry: zakres dat, Użytkownik, Typ akcji, Typ obiektu i ID rekordu. Historię jednego pacjenta wyciągasz dwoma ostatnimi filtrami. Eksportuj oddaje dokładnie to, co widać po filtrach, w formacie JSON albo CSV.

Wpisów nie da się zmienić ani skasować z poziomu aplikacji — także właścicielowi gabinetu. Samo czytanie dziennika nie zostawia w nim wpisu; każdy eksport zostawia.

Wpisy starsze niż Okres przechowywania (lata) Heltio usuwa automatycznie, z wyjątkiem zdarzeń rozliczeniowych i zdarzeń wynikających z RODO, które zostają niezależnie od tego ustawienia.

Pacjent widzi swoją własną Historię aktywności w portalu — to realizacja art. 15 ust. 1 lit. c bez udziału personelu.

Aktualna lista podprocesorów jest publiczna, na stronie Podprocesorzy: baza danych i pliki we Frankfurcie, klucze szyfrujące w AWS KMS we Frankfurcie, wiadomości SMS przez LINK Mobility w Polsce, płatności przez Przelewy24 w Polsce, uwierzytelnianie przez Clerk. O zmianie na tej liście Heltio zawiadamia gabinety z trzydziestodniowym wyprzedzeniem, a gabinet ma prawo sprzeciwu. Dostawcy modeli językowych i synchronizacja z kalendarzem Google są na tej samej stronie w części Wstrzymane / wyłączone.

Numer PESEL jest w bazie zaszyfrowany osobno, kluczem trzymanym poza bazą; wyszukiwanie po numerze działa na skrócie, nie na treści. Reszta danych jest szyfrowana na poziomie dysku i połączenia.