Як виставити рахунок-фактуру в KSeF
KSeF є обов'язковим з 1 липня 2026 року. Heltio спілкується з системою Міністерства фінансів замість вас — це посібник про те, як виглядає процес з вашого боку.
Що таке KSeF і кого це стосується
KSeF (Національна система е-фактур Польщі) — це центральна платформа Міністерства фінансів, через яку виставляють і отримують рахунки-фактури з ПДВ у структурованій формі. З 1 липня 2026 року вона є обов'язковою для всіх активних платників ПДВ — зокрема для більшості кабінетів фізіотерапії.
Хороша новина: у Heltio вам не потрібно входити в KSeF вручну чи налаштовувати кваліфіковані сертифікати. Ви виставляєте рахунок-фактуру так само, як і раніше, натискаєте «Надіслати до KSeF», а решту робимо ми.
Перш ніж виставити перший рахунок-фактуру
Одноразове налаштування. Займає близько 10 хвилин.
Налаштування даних компанії
Відкрийте Налаштування → Дані компанії і перевірте, чи заповнені такі поля:
- Повна назва (така сама, як у CEIDG/KRS)
- NIP (10 цифр, без дефісів)
- Адреса місцезнаходження з поштовим індексом
- Номер банківського рахунку (IBAN)
Якщо якесь поле порожнє, KSeF відхилить перший рахунок-фактуру з помилкою валідації. Краще перевірити зараз.
Генерування токена UPO
Токен UPO — це ключ, який дозволяє Heltio підписувати рахунки-фактури від вашого імені. Його генерують один раз, в обліковому записі платника податків у KSeF.
Увійдіть до KSeF
Відкрийте ksef.mf.gov.pl і увійдіть за допомогою Довіреного профілю (Profil Zaufany) або кваліфікованого сертифіката.
Згенеруйте токен у розділі Повноваження
Виберіть повноваження «Виставлення рахунків-фактур» для інтегратора «Heltio sp. z o.o.» (NIP: 525-…). Скопіюйте згенерований токен.
Вставте токен у Heltio
Поверніться до Налаштування → Платежі → KSeF, вставте токен і натисніть «Зберегти». Heltio одразу перевірить, чи він працює.
Виставлення рахунку-фактури — крок за кроком
Виставлення рахунку-фактури таке саме, як і раніше, — з однією різницею в кінці.
- Відкрийте візит пацієнта за день, за який ви виставляєте рахунок-фактуру.
- Натисніть «Виставити рахунок-фактуру» — Heltio заповнить пацієнта, дату, суму та NIP покупця (якщо він є в картці пацієнта).
- Перевірте дані й натисніть «Надіслати до KSeF».
- За кілька секунд статус зміниться на «Прийнято в KSeF» (зелена іконка) — готово.
Що робити, якщо рахунок-фактуру відхилено
Якщо KSeF відхилить рахунок-фактуру, статус зміниться на «Відхилено» (червона іконка), і Heltio покаже причину помилки. Найпоширеніші причини:
- Невідповідні дані компанії — назва або NIP не збігаються з базою Міністерства фінансів. Перевірте Налаштування → Дані компанії.
- Помилковий NIP покупця — KSeF перевіряє NIP у реальному часі. Виправте NIP у картці пацієнта й надішліть повторно.
- Токен UPO закінчився — токен дійсний 12 місяців. Згенеруйте новий у KSeF і вставте його в налаштуваннях.
Найпоширеніші помилки
З нашого досвіду: 80% відхилень — це описка в NIP або невідповідність назви компанії. Ще 15% — токен, термін дії якого закінчився. Решта — технічна перерва на боці KSeF (що трапляється рідко, але тоді це видно в нашому статусі системи).