Сегодня в Heltio работает одно задание, которое что-либо безвозвратно удаляет, — и касается оно журнала аудита, а не медицинской документации. Второе задание, предусмотренное для данных пациентов, написано, но отключено и в первой версии только подсчитывает.
Что удаляется на самом деле
Журнал аудита. Ежедневное задание проходит учреждение за учреждением, читает заданный срок хранения и удаляет более старые записи порциями по тысяче, чтобы не блокировать таблицу. Из удаления исключены три группы записей независимо от настройки:
- расчётные — счета-фактуры, KSeF, JPK, требования и расчёты со страховщиками (польское бухгалтерское и налоговое право),
- финансовые — платежи, возвраты, выплаты, кошелёк, лицензии, пакеты и подписки,
- связанные с правами пациента — запросы субъектов данных, требования удаления, записи согласий, принятия договоров поручения обработки, настройки GDPR учреждения и реестр операций обработки.
Срок задаётся в Настройки → GDPR и приватность → Хранение данных, поле Срок хранения (лет). По умолчанию 20 лет, допустимый диапазон от 6 до 99.
Что только подсчитывается
Задание, предусмотренное для данных пациентов, запускается только тогда, когда системный администратор явно включит его переменной среды. Без этого при старте оно записывает одну строку в лог и больше ничего не делает. Даже включённое, в нынешней версии оно ничего не удаляет и не анонимизирует — оно считает кандидатов в четырёх категориях и сохраняет одни лишь числа:
| Категория | Предлагаемый срок | Основание |
|---|---|---|
| Медицинская документация | 20 лет с последней записи | ст. 29(1) закона о правах пациента |
| Неактивные пациенты | 3 года без визита, заметки и активности согласий | предложение |
| Маркетинговые согласия | 5 лет после отзыва | ст. 7(1) GDPR в связи с принципом ограничения хранения |
| Список ожидания | 12 месяцев | предложение |
Каждый запрос кандидатов пропускает пациентов, на которых наложена блокировка хранения, и тех, у кого есть ограничение обработки по ст. 18 — и сообщает об этих исключениях отдельно, чтобы было видно, что блокировки работают ещё до того, как что-либо начнёт удаляться.
Сроки не утверждены. Автоматическое удаление двадцатилетней медицинской документации необратимо, поэтому решение о значениях принадлежит владельцу и юридической фирме, а не настройке в панели.
Блокировка хранения
В карте пациента есть поля для причины и даты истечения блокировки — для идущего разбирательства, проверки или требования. Сегодня нет экрана, который позволяет их задать; читает их только описанное выше отчётное задание. Предыдущая версия этой страницы указывала на несуществующий экран «Retention Locks».
Что это значит на практике
Учреждение является контролёром данных, и именно на нём лежит обязанность из ст. 5(1)(e) GDPR. Пока автоматическое удаление не включено, ограничение срока хранения документации является организационной процедурой учреждения, а не функцией приложения. Удаление данных конкретного пациента выполняется через запрос на удаление, который работает и стирает карту вместе с вложениями.
Связанное
- Права субъекта данных — единственный работающий сегодня путь к удалению данных.
- Как работает журнал аудита — что остаётся после удаления всего остального.
- GDPR в Heltio — разделение ответственности.