Как выставить счёт-фактуру в KSeF
KSeF становится обязательным с 1 июля 2026 года. Heltio общается с системой Министерства финансов за вас — это руководство о том, как процесс выглядит с вашей стороны.
Что такое KSeF и кого это касается
KSeF (Krajowy System e-Faktur) — это центральная платформа Министерства финансов, через которую выставляются и получаются счета-фактуры с НДС в структурированной форме. С 1 июля 2026 года она становится обязательной для всех активных плательщиков НДС — в том числе для большинства кабинетов физиотерапии.
Хорошая новость: в Heltio вам не нужно входить в KSeF вручную или настраивать квалифицированные сертификаты. Вы выставляете счёт-фактуру так же, как и прежде, нажимаете «Отправить в KSeF», а всё остальное делаем мы.
Прежде чем выставить первый счёт-фактуру
Разовая настройка. Занимает около 10 минут.
Настройка данных компании
Откройте Настройки → Данные компании и проверьте, заполнены ли следующие поля:
- Полное название (такое же, как в CEIDG/KRS)
- NIP (10 цифр, без дефисов)
- Адрес местонахождения с почтовым индексом
- Номер банковского счёта (IBAN)
Если какое-либо поле пустое, KSeF отклонит первый счёт-фактуру с ошибкой валидации. Лучше проверить сейчас.
Генерация токена UPO
Токен UPO — это ключ, который позволяет Heltio подписывать счета-фактуры от вашего имени. Он генерируется один раз, в учётной записи налогоплательщика в KSeF.
Войдите в KSeF
Откройте ksef.mf.gov.pl и войдите с помощью Профиля доверия (Profil Zaufany) или квалифицированного сертификата.
Сгенерируйте токен в разделе «Права»
Выберите право «Выставление счетов-фактур» для интегратора «Heltio sp. z o.o.» (NIP: 525-…). Скопируйте сгенерированный токен.
Вставьте токен в Heltio
Вернитесь в Настройки → Платежи → KSeF, вставьте токен и нажмите «Сохранить». Heltio сразу же проверит, работает ли он.
Выставление счёта-фактуры — шаг за шагом
Выставление счёта-фактуры происходит так же, как и прежде — с одним отличием в конце.
- Откройте визит пациента за день, за который вы выставляете счёт-фактуру.
- Нажмите «Выставить счёт-фактуру» — Heltio заполнит пациента, дату, сумму и NIP покупателя (если он есть в карте пациента).
- Проверьте данные и нажмите «Отправить в KSeF».
- Через несколько секунд статус изменится на «Принято системой KSeF» (зелёный значок) — готово.
Что делать, если счёт-фактура отклонён
Если KSeF отклонит счёт-фактуру, статус изменится на «Отклонено» (красный значок), и Heltio покажет причину ошибки. Наиболее частые причины:
- Несоответствие данных компании — название или NIP не совпадает с базой Министерства финансов. Проверьте Настройки → Данные компании.
- Неверный NIP покупателя — KSeF проверяет NIP-номера в режиме реального времени. Исправьте NIP в карте пациента и отправьте повторно.
- Истёк срок действия токена UPO — токен действителен 12 месяцев. Сгенерируйте новый в KSeF и вставьте в настройках.
Наиболее частые ошибки
По нашему опыту: 80% отклонений — это опечатка в NIP или несоответствие названия компании. Ещё 15% — истёкший токен. Остальное — технический перерыв на стороне KSeF (что случается редко, но в таком случае это видно в нашем статусе системы).