Jak wystawić fakturę w KSeF
KSeF jest obowiązkowy od 1 lipca 2026. Heltio rozmawia z systemem MF za Ciebie — to przewodnik, jak wygląda proces po Twojej stronie.
Co to jest KSeF i kogo dotyczy
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą wystawia się i odbiera faktury VAT w formie ustrukturyzowanej. Od 1 lipca 2026 jest obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT — w tym dla większości gabinetów fizjoterapii.
Dobra wiadomość: w Heltio nie musisz się logować do KSeF ręcznie ani konfigurować certyfikatów kwalifikowanych. Wystawiasz fakturę tak jak dotychczas, klikasz "Wyślij do KSeF", a my robimy resztę.
Zanim wystawisz pierwszą fakturę
Konfiguracja jednorazowa. Zajmuje około 10 minut.
Konfiguracja danych firmy
Otwórz Ustawienia → Dane firmy i sprawdź, czy następujące pola są kompletne:
- Nazwa pełna (taka sama jak w CEIDG/KRS)
- NIP (10 cyfr, bez kresek)
- Adres siedziby z kodem pocztowym
- Numer rachunku bankowego (IBAN)
Jeśli któreś pole jest puste, KSeF odrzuci pierwszą fakturę z błędem walidacji. Lepiej sprawdzić teraz.
Generowanie tokenu UPO
Token UPO to klucz, który pozwala Heltio podpisywać faktury w Twoim imieniu. Generuje się go raz, na koncie podatnika w KSeF.
Zaloguj się do KSeF
Otwórz ksef.mf.gov.pl i zaloguj się Profilem Zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
Wygeneruj token w sekcji Uprawnienia
Wybierz uprawnienie "Wystawianie faktur" dla integratora "Heltio sp. z o.o." (NIP: 525-…). Skopiuj wygenerowany token.
Wklej token w Heltio
Wróć do Ustawienia → Płatności → KSeF, wklej token i kliknij "Zapisz". Heltio od razu sprawdzi, czy działa.
Wystawianie faktury — krok po kroku
Wystawianie faktury jest takie samo jak dotychczas — z jedną różnicą na końcu.
- Otwórz wizytę pacjenta z dnia, za który wystawiasz fakturę.
- Kliknij "Wystaw fakturę" — Heltio wypełni pacjenta, datę, kwotę i NIP nabywcy (jeśli jest w karcie pacjenta).
- Sprawdź dane i kliknij "Wyślij do KSeF".
- Po kilku sekundach status zmieni się na "Zaakceptowana przez KSeF" (zielona ikona) — gotowe.
Co robić, gdy faktura zostanie odrzucona
Jeśli KSeF odrzuci fakturę, status zmieni się na "Odrzucona" (czerwona ikona) i Heltio wyświetli powód błędu. Najczęstsze przyczyny:
- Niezgodne dane firmy — nazwa lub NIP nie zgadza się z bazą MF. Sprawdź Ustawienia → Dane firmy.
- Błędny NIP nabywcy — KSeF sprawdza NIP-y w czasie rzeczywistym. Popraw NIP w karcie pacjenta i wyślij ponownie.
- Token UPO wygasł — token jest ważny 12 miesięcy. Wygeneruj nowy w KSeF i wklej w ustawieniach.
Najczęstsze błędy
Z naszego doświadczenia: 80% odrzuceń to literówka w NIP-ie lub niezgodność nazwy firmy. Drugie 15% — wygaśnięty token. Reszta to przerwa techniczna po stronie KSeF (co zdarza się rzadko, ale wówczas widać to w naszym statusie systemu).